İş Süreci Otomasyonu (Business Process Automation): Altı Temel Fayda

İş süreci otomasyonu (BPA)'nın temel faydası zaman ve maliyet tasarrufunun çok ötesindedir. BPA iş süreci otomasyonu nedir ne değildir, artıları ve eksileri, örnek uygulamaları ve nasıl benimseneceğini bu yazıda bulabilirsiniz.

İş Süreci Otomasyonu: Bir Tanım

İş süreçleri otomasyonu (BPA)'nın tamamen hız ile ilgili olduğu düşünülebilir. Ancak operasyonel hız birçok kuruluşun istek listesinin en başında yer alıyor olmasına rağmen, iş süreçlerini başarıyla otomatikleştiren BT ve iş liderleri basitleştirilmiş uyumluluktan tutun da nitelikli insan gücünü elden kaçırmamaya kadar geniş yelpazede faydalar elde etmektedir. İş süreci otomasyonunun bazı önemli potansiyel faydalarını aşağıdaki gibi ele alabiliriz.

İş süreci otomasyonu tam olarak nedir? Basit sözlerle ifade etmek gerekirse: İş süreci otomasyonu (BPA), iş süreçlerini veya görevlerini otomatikleştirmek için bilgisayar sistemlerinin ve yazılımlarının kullanılması anlamına gelir. Bir iş sürecinin tamamını baştan sona otomatik hale getirerek elle yapılan herhangi bir çalışmayı veya insan müdahalesini ortadan kaldırabilir ya da daha üst düzey bilişsel kararlar veya istisnalar için hala bir insan gerektiren daha büyük bir iş akışındaki belli başlı görevleri otomatikleştirebilirsiniz. İş süreci otomasyonu bazen dijital süreç otomasyonu (DSO/DPA) olarak da adlandırılmaktadır. Bu terimler birbirinin yerine kullanılabilir. (Gartner BPA terimini tercih ederken Forrester Research DPA terimini kullandığından her ikisine de rastlayabilirsiniz).

İş süreci otomasyonu (İSO/BPA), iş süreçlerini veya görevlerini otomatikleştirmek için bilgisayar sistemlerinin ve yazılımlarının kullanılması anlamına gelir. Bir iş sürecinin tamamını baştan sona otomatik hale getirerek elle yapılan herhangi bir çalışmayı veya insan müdahalesini ortadan kaldırabilir ya da daha üst düzey bilişsel kararlar veya istisnalar için hala bir insan gerektiren daha büyük bir iş akışındaki belli başlı görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

[ Ayrıca bakınız: RPA Firmaları ]

İş süreci otomasyonu birçok işletme için dijital dönüşümün önemli bir parçasıdır. İş akışlarını daha verimli ve üretken hale getirme fırsatı sunar. İş süreci otomasyonu teknolojileri ve teknikleri arasında iş akışı otomasyonu, robotik süreç otomasyonu (RSO/RPA), iş süreci yönetimi (İSY/BPM), BP-XML dilleri, ERP ve yapay zeka yer alıyor.

DevOps gibi, iş süreci otomasyonu da hem araçları benimsemeyi hem de ekiplerinizin çalışma şeklini değiştirmeyi gerektirir.

Modern iş süreci otomasyonu sadece önceden manuel olan süreçlere makine eklemekten ibaret olmayıp, insanların, botların ve yapay zekanın güçlü yönlerini birleştiren bütünsel bir yaklaşımdır.

İş süreci otomasyonu örnekleri

İş süreci otomasyonuna hangi örnekler verilebilir? İşletmelerin BPA'dan fayda sağladığı belli başlı senaryolar şöyle listelenebilir:

Çalışan işe alımı - Bir çalışanın bir kuruluşta ilk etkileşimini otomatikleştirmek (yaka rozetleri, bordro formları, eğitim videoları, gibi) karışıklığı ortadan kaldırarak yeni çalışan için sürecin devam etmesini sağlayabilir. Manuel iletişim veya evrak işlerine olan ihtiyacı azaltmak da zaman kazandırarak İK ekibinin iş yükünü hafifletir.

Ürün iadeleri - İnternet'ten bir şey sipariş edip sonra iade edilmesi, iş süreci otomasyonundan büyük fayda sağlayan bir iş sürecine işaret eder. İade tutarının işlenmesi ve ardından birden fazla sistemin iade ile ilgili verilere ihtiyaç duyması söz konusudur. Bu verilerin yönlendirilmesi otomatik hale getirilerek uygun iş akışı adımları tetiklenebilir.

İş süreci otomasyonu için diğer yaygın kullanım durumları şöyle sıralanabilir:

Müşteri hizmetleri
Mevzuata uygunluk
Temel operasyonlar
Teknoloji yönetimi
Veri entegrasyonu
Risk azaltma
Analitik

BPA artıları ve eksileri

Süreç ne kadar karmaşıksa, bağımlılıklar da o kadar çok olacaktır. Bu ise daha fazla dokümantasyon, daha fazla hata ve daha fazla teknik zorluk anlamına geliyor. İşte bu noktada, düşük kodlu platformlar gibi hem botlardan hem de yapay zekadan yararlanan iş süreci otomasyon çözümleri hız, doğruluk ve diğer avantajlar açısından bu zorlukların üstesinden gelmeye yardımcı olabilir.

İş Süreci Otomasyonu açısından pratikte bu neye benzer? Düşük kodlu bir otomasyon platformu, insanların ister basit ister karmaşık olsun, süreçlerini ekranda sürükle-bırak tipi araçlarla oluşturmalarına olanak tanır. Hiper-otomasyon aracı olarak da bilinen düşük kodlu platform, görsel bir iş akışı arayüzünde sürükle-bırak şeklinde kolayca kullanılabilen önceden yapılandırılmış bileşenler içerir. Bu bileşenler gelecekteki iş akışları için yeniden kullanılabildiğinden dijital dönüşümün temel hedeflerinden biri olan çeviklik sağlanır. Düşük kod ayrıca geleneksel kodlamanın yapamayacağı şekilde işlevler arası işbirliğini de destekler. İş akışlarınız için sürükleyip bırakabileceğiniz robotik süreç otomasyonu (RPA), akıllı belge işleme ve yapay zeka gibi önceden yapılandırılmış otomasyon özellikleri sunan düşük kodlu bir platform düşünün.

Planlama faktörü: İş süreci otomasyonu'nun yatırım getirisini ölçmek dikkatli bir planlama gerektirir, çünkü yalnızca tasarruf edilen saatler, hizmet hızı veya azalan maliyetler gibi niceliksel ölçütler değil, aynı zamanda müşteri deneyimi ve çalışan katılımı gibi niteliksel faktörler de söz konusu.

Ayrıca, iş süreci otomasyonuna çok dar bir bakış açısıyla yaklaşmanın zararlı olabileceği de hatırdan çıkmamalı. Kötü bir süreci otomatikleştirerek iyi bir sonuç elde edemezsiniz. Bütünsel bir otomasyon stratejisi, en iyi fırsat alanlarını belirlemenize yardımcı olacak ve bileşik, uzun vadeli faydalar sağlayacaktır.

İş süreci otomasyonu BPA'nın 6 faydası: Gerekçeyi netleştirme

Kuruluşunuzda iş süreci otomasyonu için bir gerekçe oluşturuyor ya da daha kapsamlı olarak kullanmayı değerlendiriyorsanız, tüm faydaları anlamanız önemlidir. BPA'nın müşteriler veya ortaklarla etkileşimleri nasıl iyileştirebileceğini veya belirli hedeflere ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini anlamaya çalışıyor olabilirsiniz. İş süreci otomasyonunun potansiyel faydalarından bazıları şu şekilde listelenebilir:

1. Zamandan tasarruf etmek ve maliyetleri düşürmek için süreç verimliliğini arttırma

Bunun listenin başında yer almasının bir nedeni var: Her iş dünyası ve BT lideri, kuruluşlarının değişim yeteneğini hızlandırmak ister. İş süreçlerindeki verimsizlikleri ortadan kaldırmak personele zaman kazandırırken, elle yapılan ve tekrarlayan görevler ekibinizin zamanını ve enerjisini tüketir. Otomasyon projelerinde en hızlı sonuç, genellikle bu görevlerin makinelere verilmesiyle elde edilir.

2. Yenilikçi çalışmalar için zaman kazanma

[ Ayrıca bakınız: ]

Çalışanlar tekrarlayan işlerin yükünden kurtulabildikleri zaman gerçek inovasyonu teşvik eden stratejik zorluklar, işlevler arası projeler ve işbirlikleri üzerinde çalışmak için daha fazla zamana sahip olurlar. Son şirket dışı toplantınızda beyaz tahtalarda yer alan ancak tamamlanamayan güzel fikirleri düşünün - bunun nedeni ekibinizin maksimum verimliliğe ulaşmış olması mıydı? İş süreci otomasyonu, stratejik öncelikler üzerinde inovasyon yapması için ekibinize zaman kazandırmanıza yardımcı olabilir.

Ayrıca, kuruluşunuzun verilerine erişme ve bunları sentezleme yönteminizi geliştirerek inovasyon çabalarınızı hangi noktalara odaklamanız gerektiğini görebilirsiniz.

3. Artan doğruluk

Hepimiz hatalara yol açabilecek elle yapılan adımlar içeren iş süreçleriyle haşır neşir olmuşuzdur. Özellikle bir kuruluşta çok sayıda veri silosu varsa, insanlar zaman kazanmak için kendi kısa yollarını ve geçici çözümlerini oluşturmaya başlayacaktır. Makineler elektronik tablolardan ve gösterge tablolarından kopyala ve yapıştır hataları yapmaz. Bu sayede, ekiplerin veri hatalarının kaynaklarını bulmak veya bu hataların sonuçlarıyla uğraşmak için saatler harcamak zorunda kalınmadığından zamandan ek bir tasarruf elde edilmiş olur.

4. Müşteri hizmetlerini iş süreci otomasyonu ile kolaylaştırma

Pandemi sırasında müşterilerin şirketlerle çevrimiçi etkileşim beklentileri arttı. İster müşterilerle, ister bileşenlerle, ortaklarla veya üçüncü taraflarla ilgileniyor olun, müşteri deneyimini iyileştirmek için iş süreçlerini değiştirmek gerçek bir rekabet avantajı sağlayabilir.

Bekleme sürelerini kısaltmak, bilgileri hızlı bir şekilde toplamak, dağıtmak ve taleplerle ilgili otomatik durum güncellemeleri sağlamak gibi faktörleri düşünün. Tüm bunlar müşteri hizmetlerini iyileştirerek müşteri sadakatini önemli ölçüde arttırabilir.

5. Yönetişimi ve uyumluluğu BPA ile iyileştirme

Uyumluluk süreçleri, kuruluşların insan hatasına açık kapı bırakmak istemedikleri bir alandır. Uyumluluk görevlerini otomatikleştirmek yalnızca hata olasılığını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda faaliyet günlüklerinin dijital, tamamen denetlenebilir bir kaydını da oluşturur.

Uyumluluk süreçlerine otomasyon eklemek, kuruluşların katı mevzuat ve sektör standartlarını karşılamasına ve para cezalarından kaçınmasına yardımcı olabilir. BPA ile süreç otomasyonu ayrıca dolandırıcılığı önlemeye yardımcı olarak sürekli bir izleme olanağı verir.

6. İnsan Kaynaklarını Elde Tutma ve İşe Alma

Yeteneklerin elde tutulması, birçok sektördeki kuruluşlar için en önemli endişe kaynağı olmaya devam ediyor. İş süreci otomasyonu bu konuda da yardımcı olabilmekte. Öncelikle, manuel görevler çalışan bağlılığı ve memnuniyeti üzerinde olumsuz bir etkiye sahiptir. Bu görevler aynı zamanda çalışanların kariyer hedeflerini tıkayarak çalışan sadakati oranlarını da olumsuz etkileyebilir. İkinci olarak, otomasyon uzmanlığına sahip bir kuruluş aynı zamanda işe alım avantajına da sahiptir. Örneğin BT uzmanları, teknik handikaplara ve manuel süreçlere sahip bir yerin aksine, değerli teknoloji becerilerini geliştirebilecekleri ileri görüşlü bir yerde çalışmak isterler.