Ofis otomasyonu, tekrarlayan ve zaman alan görevleri kolaylaştırmak veya ortadan kaldırmak için teknolojinin kullanılmasıdır. Aşağıda, ofis otomasyonuna başlamanıza yardımcı olacak bazı adımlar bulabilirsiniz.
Otomatikleştirilebilecek görevleri saptayın: Günlük rutininizin bir envanterini çıkararak hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini belirleyin. Bunlar, veri girişi, rapor oluşturma, e-posta yönetimi, zaman planlaması vb. gibi görevlerden oluşabilir.
Doğru otomasyon araçlarını seçin: Yazılım uygulamaları, robotik süreç otomasyonu, web tabanlı hizmetler ve özel komut dosyaları (script) de dahil olmak üzere çeşitli otomasyon araçları mevcuttur. İhtiyaçlarınıza, bütçenize ve uzmanlık alanınıza en uygun araçları seçin.
Araçlarınızı entegre edin: Araçlarınızı seçtikten sonra, birlikte sorunsuz bir şekilde çalıştıklarından emin olmak için mevcut sistemlerinizle entegre edin. Bu entegrasyon aşamasında, birbiriyle normalde uyumsuz sistemleri robotik süreç otomasyonu (RPA) araçlarıyla entegre edebilirsiniz. Robotik süreç otomasyonu kullanılmazsa, normalde bu işlem biraz teknik uzmanlık gerektirebilir ve bir BT uzmanından yardım almanız gerekebilir. RPA kullanırsanız, sadece bir araçtan diğer araca ekranda veri aktarırken RPA yazılımının kayıt tuşuna basın, ne yaptığınızı ezberlesin, sonra da gerekli verileri gösterdiğiniz aynı işi robotik süreç otomasyonu programı yaparak sizi bir yükten daha kurtaracaktır.
Ofis otomasyonu süreçlerinizi test edin ve iyileştirin: Ofis otomasyonu süreçleri devreye alındıktan sonra, istendiği gibi çalıştıklarından emin olmak için iyice test edin. Verimliliği ve doğruluğu artırmak için iş akışı süreçleri mümkün mertebe optimize edilmelidir.
Ekibinize eğitim verin: Bir ekibiniz varsa, yeni ofis otomasyonu süreçleri konusunda eğitim aldıklarından emin olun. Bu konuda RobotikOfis.com.tr gibi bir uzmanlık merkezinden danışmanlık alabilirsiniz. Bu eğitim sayesinde, herkesin aynı düzeye gelerek yeni araçlardan yararlanabilecektir.
İzleyin ve ince ayarlamalar yapın: Robotik ofis otomasyonu süreçlerini izleyerek gerekli yerlerde ayarlamalar yapın. Bu işlem, süreçlerin ihtiyaçlarınıza uygun, istediğiniz sonuçlar vermesini sağlamak için şarttır.
Zapier iş akışı otomasyon servisi ofis otomasyonu için nasıl kullanılır?
Zapier, kullanıcıların farklı web uygulamaları ve web servisleri arasında otomatik iş akışları oluşturmasına olanak tanıyan bulut tabanlı bir iş akışı otomasyon yazılımıdır. İşletmelerin ve bireylerin tekrarlayan görevleri otomatikleştirmelerine ve zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Zapier, kullanıcıların başka bir uygulamada meydana gelen bir olaya dayalı olarak bir uygulamada bir eylemi tetikleyen otomatik iş akışları olan "Zap"ler oluşturmasına olanak tanır. Örneğin, Gmail'de belirli bir etikete sahip bir e-posta alındığında bir proje yönetim aracında otomatik olarak yeni bir görev oluşturmak için bir Zap oluşturulabilir.
Zapier, Gmail, Trello, Slack, Salesforce, ve Asana gibi popüler araçlar da dahil olmak üzere 3.000'den fazla web uygulaması ve hizmetiyle entegre olabilmektedir. Bu sayede, kullanıcılar kod yazmayı bilmek zorunda kalmadan farklı uygulamalar ve hizmetler arasında iş akışları oluşturabilmektedir.
Zapier ayrıca otomatik iş akışları oluşturmak için bir başlangıç noktası olarak kullanılabilecek "Zap şablonları" adı verilen bir dizi önceden oluşturulmuş şablon da sunmaktadır. Bu şablonlar, sosyal medya otomasyonundan müşteri adayı yönetimine kadar bir dizi kullanım örneğini kapsıyor.
Zapier, temel özelliklere sahip ücretsiz bir plan ve daha gelişmiş özelliklere ve daha yüksek kullanım limitlerine sahip ücretli planlar dahil olmak üzere farklı fiyatlandırma planlarına sahip. Ayrıca API entegrasyonları ve özel geliştirme de dahil olmak üzere diğer otomasyon araçları ve hizmetleriyle çeşitli entegrasyonlar da Zapier ile mümkün.
Genel olarak Zapier, işletmelerin ve bireylerin tekrar eden görevleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf etmelerine ve üretkenliği arttırmalarına yardımcı olabilecek güçlü ve esnek bir ofis otomasyonu aracıdır.
IFTTT iş akışı otomasyonu servisi nedir?
IFTTT (If This Then That [Şu olursa şöyle yap]), kullanıcıların farklı web uygulamaları ve hizmetleri arasında otomatik iş akışları oluşturmasına olanak tanıyan web tabanlı bir hizmettir. Bireylerin ve işletmelerin tekrarlayan görevleri otomatikleştirmelerine ve çevrimiçi hizmetlerini ve cihazlarını bağlamalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
IFTTT ile kullanıcılar, başka bir uygulamada meydana gelen bir olaya bağlı olarak bir uygulamada bir eylemi tetikleyen otomatik iş akışları olan "applet"ler oluşturabilirler. Örneğin, e-posta eklerini otomatik olarak bir Dropbox klasörüne kaydetmek veya bir takvim etkinliği başladığında ofisteki ışıkları otomatik olarak açmak için bir applet oluşturulabilir.
[ Ayrıca bakınız: ]
IFTTT, Asana, Trello, Gmail, Twitter, Facebook, Amazon Alexa vb. gibi popüler araçlar da dahil olmak üzere 650'den fazla web uygulaması ve hizmetiyle entegre olabilmektedir. Bu olanak sayesinde, kullanıcılar kod yazmayı bilmek zorunda kalmadan farklı uygulamalar ve servisler arasında ofis otomasyonu için iş akışı oluşturabilmektedir.
IFTTT ayrıca otomatik iş akışları oluşturmak için bir başlangıç noktası olarak kullanılabilecek "recipes" (tarifler) adı verilen bir dizi önceden oluşturulmuş uygulama sunar. Bu tarifler, sosyal medya otomasyonundan ofis otomasyonuna kadar bir dizi kullanım durumunu kapsamaktadır.
IFTTT, temel özelliklere sahip ücretsiz bir plan ve daha gelişmiş özelliklere ve daha yüksek kullanım limitlerine sahip ücretli planlara sahiptir. Ayrıca Zapier, Google Assistant ve daha fazlası dahil olmak üzere diğer otomasyon araçları ve hizmetleri ile çeşitli entegrasyonlar sunar.
Genel olarak IFTTT, bireylerin ve işletmelerin tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek ve çevrimiçi hizmetlerini ve cihazlarını birbirine bağlayarak zamandan tasarruf etmelerine ve üretkenliği artırmalarına yardımcı olabilecek güçlü ve kullanımı kolay bir iş akışı otomasyonu aracıdır.
Evernote'u ofis otomasyonu için nasıl kullanabilirim?
Evernote, ofis otomasyonu için çeşitli şekillerde kullanılabilen çok yönlü bir not alma ve organizasyon aracıdır. Evernote'u ofis otomasyonu için kullanmaya yönelik bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz:
Toplantı notlarını tutturun: Toplantı notlarını tutmak, aksiyon maddelerini ve takip edilecek görevleri listelemek için Evernote'u kullanın. Evernote, notlarınızı etiketlemeyi, düzenlemeyi ve ekibinizle paylaşmayı kolaylaştıracaktır.
Projeleri yönetin: Her görev için notlar oluşturarak ve bunları proje adıyla etiketleyerek projeleri yönetmek için Evernote'tan yararlanabilirsiniz. Evernote'u, notları paylaşarak ve gerçek zamanlı olarak güncelleyerek ekibinizle işbirliği yapmak için de kullanabilirsiniz.
Makbuzları ve harcamaları takip edin: Makbuzların fotoğraflarını çekerek bunları özel bir not defterinde saklamak için Evernote'tan yararlanabilirsiniz. Evernote'u ayrıca her bir harcama kalemi için notlar oluşturarak ve kategori ve tarih etiketleri ekleyerek harcamalarınızı takip etmek için de kullanabilirsiniz.
Şablonlar oluşturun: Ortak görevler ve süreçler için şablonlar oluşturmak için Evernote'u kullanın. Örneğin, toplantı gündemleri veya proje teklifleri için bir şablon oluşturabilirsiniz. Bu işlem, hem zaman kazandıracak ham de ekibiniz genelinde tutarlılık sağlayacaktır.
Ofis otomasyonu için iş akışlarını otomatikleştirin: Otomatik iş akışları oluşturmak için Evernote'u Zapier veya IFTTT gibi otomasyon araçlarıyla birlikte kullanabilirsiniz. Örneğin, bir proje yönetim aracında yeni bir görev oluşturulduğunda, Evernote'ta otomatik olarak yeni bir not oluşturan bir Zap oluşturabilirsiniz.
Evernote entegrasyonlarını kullanın: Evernote'un e-posta istemcileri, takvimler ve görev yönetimi araçları dahil olmak üzere birçok başka araç ve hizmetle entegrasyonu vardır. Evernote'u bu araçlarla entegre ederek, iş akışınızı kolaylaştırabilir ve zamandan tasarruf edebilirsiniz.
Genel olarak Evernote, çeşitli şekillerde kullanılabilen güçlü bir ofis otomasyon aracıdır. Özelliklerinden ve entegrasyonlarından yararlanarak iş akışınızı düzene sokabilir, zamandan tasarruf edebilir ve üretkenliği arttırabilirsiniz.
Daha fazlası için robotik süreç otomasyonu ve iş süreçleri madenciliği hakkında ekibinizin eğitim almasını sağlayın. Bunun için RobotikOfis.com.tr gibi bir uzmanlık merkezinden danışmanlık alabilirsiniz.
