Elektronik Belge Yönetim Sistemleri 'nin gelişimi ve RPA ile iş süreçlerinin daha verimli yürütülmesi Endüstri 4.0 bağlamında geçiş yapılan dijital dönüşümün en önemli ayaklarından birini oluşturuyor.
Endüstri 4.0
The Boston Consulting Group raporunda ifade edildiği gibi, 18. yy sonlarında başlayan değişim süreci günümüzde Endüstri 4.0 olarak da bilinen Dördüncü Sanayi Devrimi'nin etkileriyle hız kazanmıştır. Dünya değişim ve dijital dönüşüm trendine katılmış, üretimde, iş süreçlerinde, hizmetlerde ve hatta günlük yaşantımızda bu dönüşümün etkileri oldukça fazla yer almaya başlamıştır. Yaşanan tüm bu gelişmeler tüm organizasyonları değişime zorlamış, dijital dönüşüm noktasında itici bir güç oluşturmuştur. Nesnelerin İnternet'i, büyük veri ve analitik, eklemeli üretim, bulut teknolojisi, gelişmiş robotlar, simülasyon, artırılmış gerçeklik, yatay ve dikey entegrasyon ve siber güvenlik teknolojilerinin entegre olarak çalıştığı bir süreç olarak ele alınmaktadır. Bu gelişmeler tüm organizasyonları değişime zorlamış ve dijital dönüşümde itici bir güç haline gelmiştir.
Endüstri 4.0, Nesnelerin İnternet'i, büyük veri ve analitik, eklemeli üretim, bulut teknolojisi, gelişmiş robotlar, simülasyon, artırılmış gerçeklik, yatay ve dikey entegrasyon ve siber güvenlik teknolojilerinin bir arada çalıştığı bir süreç olarak özetlenebilir. Bu dokuz temel teknoloji, küresel düzeyde birçok sektörü etkileyerek dijital dönüşümün yolunu açmıştır.
Bu süreçte, dokuz dijital teknoloji ile iş hayatının geleneksel yöntemleri birbirlerini besleyerek çift taraflı olarak gelişmiştir. Bu süreç, farklı yöntemlerin ortaya çıkmasına ve sektörlerde üretim için farklı aşamaların oluşturulmasına yol açmıştır. Endüstri 4.0 etkisiyle birlikte, farklı dijital teknoloji ürünleri, akıllı makineler ve akıllı robotlar gibi birçok yeni ürün ortaya çıkmış ve çalışma ortamlarında birçok görevi üstlenmiştir. Robotlar, iş süreçlerinde insanların yerine geçerek, onların yerine hareket ederek, kişileri monoton ve standart iş süreçlerinden kurtararak, yaşanan dönüşümün önemli trendlerinden biri haline gelmiştir.
Robotik Süreç Otomasyonu
RPA, iş süreçlerini gerçekleştirmek için bilgi sistemleriyle insan etkileşimini simüle eden özel bir yazılımı ifade eder. RPA araçları, gerçek bir kullanıcının dijital ortamda başlattığı ve tamamladığı, yoğun veri içeren, tekrarlanan ve belli bir kurala bağlı işletilen süreçleri yürütmek için kullanılır. Bir RPA aracı, "robot" yazılımının bir sürecini, bilgisayar yolları ve çeşitli veri havuzları aracılığıyla takip etmek için haritalayarak çalışır. Böylece RPA, tanımlı, tekrarlanan ve denetlenen süreçlerde veri işleme, işlem yapma, yanıt tetikleme ve diğer dijital sistemlerle iletişim kurma gibi görevleri yaparak bir insanın yerine geçer.
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) araçları, klavye ve fare kontrollerini kullanarak iş süreçlerini gerçekleştirmekte ve bunu sanal bir ortamda, fiziksel bir ekrana ihtiyaç duymadan yapmaktadır. Bu nedenle çok tekrarlı, dijital ortamda başlayan ve biten, katma değeri olmayan rutin işlerin yapılmasında normal bir kullanıcıya göre daha hızlı ve güvenilirdir. Bu süreçte kurumlar, iş ve işlem süreçlerini dijital ortama aktararak dijitalleşme yolunda önemli adımlar atmıştır. Bu adımlardan biri, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) olarak adlandırılan ve kurumların belge yönetim işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan büyük bir dijital dönüşüm adımıdır. Bu sayede kurumlar, iş süreçlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde yürütebilmektedir.
RPA ile Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Kullanımı
Bahsi geçen rutin ve çok tekrarlı süreçlerin otomatikleştirilmesi ve RPA botu vasıtasıyla yürütülmesinin Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerin geliştirilmesi ve alınan verimin arttırılması yönünde atılacak önemli bir adım olacağı düşünülmektedir. Deloitte’nin 2018 yılında yayınladığı ve RPA kullanımının kurumlarda verimlilik noktasında % 86 oranında beklentiyi karşıladığını belirten raporu da bu düşünceyi destekler niteliktedir. Tezde Elektronik Belge Yönetim Sistemleri iş süreçlerinde RPA aracı kullanımı konusu incelenecek, RPA araçlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ler bağlamında hangi iş süreçlerinde kullanılabileceği, yürütülen iş süreçlerine nasıl bir katkı sağladığı, kullanımının gerekliliği, kullanılması için yürütülecek süreç ve atılacak adımların neler olması gerektiğine dair hususlar ortaya konulacaktır.
Bu bağlamda, EBYS’lerde RPA kullanımının teknolojiye uyum sağlama noktasında büyük bir adım olacağı öngörülmektedir. Bu nedenle, bu sistemler üzerinde yürütülecek yenilik çalışmalarının kamuda dijital dönüşüm uyum sürecine katkı sağlayacağı ve konuya dair farkındalık yaratacağı düşünülmektedir. Robotik Süreç Otomasyonu araçlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’ler kapsamında hangi iş süreçlerinde kullanılabileceği, kullanılması için yürütülecek süreç ve atılacak adımların neler olacağı, yürütülen iş süreçlerine nasıl bir katkı sağlayacağı, kullanımının gerekliliği ve kuruma sağlayacağı faydalara dair hususların ortaya konularak Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerin bu bağlamda geliştirilmesine katkıda bulunulması amaçlanmıştır.
Bu kapsamda tez çalışmasının hedefleri:
- Elektronik Belge Yönetim Süreçlerinde tekrarlanan, elektronik ortamda başlayan ve biten, gerçek bir kişi tarafından yürütülmesine ihtiyaç duyulmayan iş süreçlerini tespit etmek,
- Bu iş süreçlerinin RPA araçları ile hangi oranda yürütülebileceğini ölçmek,
- Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçları kullanılırken hangi düzenlemelerin yapılması gerektiğini aşamalarıyla ortaya koymak,
- Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçlarının kullanımının kuruma sağlayacağı faydaları ve zorlukları tespit etmek,
- RPA araçlarının kullanımında karşılaşılacak zorluklar ve sağlanacak faydalar göz önüne alınarak, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçlarının kullanımının gerekliliğini ortaya koymak,
- Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerin diğer teknolojilerle entegrasyonunun önemini vurgulayarak gelişimine katkı sağlamak,
- RPA araçlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde kullanımı ile zaman ve iş gücü tasarrufu, iş sürekliliğinin sağlanması gibi katkılarla kurumların hizmet iyileştirme çalışmalarına farkındalık sağlamak,
- Hemen hemen tüm kamu kurumları tarafından kullanılan EBYS’lerde, RPA araçlarının kullanımının sağlayacağı faydalara dikkat çekerek, kurumlarda dijitalleşme yönünde olumlu etki uyandırmak. şifre sıfırlama, sistem bakımı, veri analizi gibi süreçlere sahip olan diğer bilgi sistemlerinde de RPA araçlarının kullanılabilirliğine dikkat çekmek. RPA araçlarının gerek teknik altyapı gerekse süreçleri yöneten personele sistem gelişimi ve yönetimi konusunda destek olacağı ve verimliliği arttıracağı değerlendirilmiştir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için RPA ile ne yapılabilir?
Araştırma kapsamında, Elektronik Belge Yönetim Sistemleri'nin gelişimi ve RPA ile iş süreçlerinin daha verimli yürütülmesi bağlamında şu sorulara yanıt aranmıştır:
- Elektronik Belge Yönetim Süreçlerinde tekrarlanan, elektronik ortamda başlayan ve biten, gerçek bir kişi dışında farklı araçlar kullanılarak gerçekleştirilebilecek iş süreçleri bulunmakta mıdır?
- Bu iş süreçlerinin RPA araçları ile gerçekleştirilmesi mümkün müdür?
- İş süreçlerinde RPA araçlarının kullanımı gerekli midir?
- Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçları kullanılırken hangi düzenlemeler yapılmalıdır?
- İş süreçlerinde RPA araçlarının kullanımı kuruma ne kazandıracaktır?
- Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçlarının kullanımı noktasında etik ve hukuki açıdan dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?
[ Ayrıca bakınız: ]
Çalışmada Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’nde RPA araçlarının kullanımının gerekliliği, hangi süreçlerde kullanılabileceği, RPA araçlarının kullanımının süreçlere ve kuruma katkısı belirlenmeye çalışılmıştır. Bu doğrultuda araştırmanın hipotezi, “Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerde RPA araçlarının kullanımı; kurumda iş sürekliliğinin sağlanması, personelin katma değerli işlere yönlendirilmesine imkan vermesi, tekrarlayan iş süreçlerinin hatasız bir şekilde yönetilmesiyle zaman ve emek tasarrufu kazanımı gibi pek çok fayda sağlayarak Elektronik Belge Yönetim Sistemleri’lerin daha etkin şekilde yönetilmesine katkı sağlayacaktır.
Tez'in Künyesi:
Orijinal başlığı: elektronik belge yönetim sistemlerinde robotik süreç otomasyonu
Konu: Bilgi ve belge yönetimi
Araştırmacı: Burcu Yılmaz
Yayın tarihi: Eylül 2021
Kurum: Ankara Üniversitesi
İndirme linki: tıklayın.
