Email Asistanı: Robotik Süreç Otomasyonu ile Otomatik E-Posta İşleme

Bu yazıda, Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) kullanarak tasarlanan ve Yapay Zeka (AI) ile ilişkilendirilen bir bot için bir email asistanı oluşturan UiPath iş akışı önerilmektedir.

Bir email asistanı olarak hazırlanan bu bot, bilgi çıkarma, sınıflandırma vb. gibi işlevleri yerine getirmek için kullanılmaktadır ve e-posta işleme işini stresiz hale getiren birçok özellikle donatılmıştır. Güvenli kanallar aracılığıyla otomatik olarak posta kutusuna giriş yapar, yararlı ve yararsız e-postalar arasındaki farkı ayırt eder, e-postaları farklı etiketlere ayırır, ekli dosyaları indirir, farklı dizinler oluşturur ve indirilen dosyaları ilgili dizinlere kaydeder. Yararsız e-postaları çöpe taşır. Ayrıca, iş başvurusu durumunda ekli dosyaların kolaylık sağlamak için gönderen/kullanıcı adıyla yeniden adlandırılması için bot da eğitilebilir. Bot, sistemin performansını artırmak için UiPath aracı kullanılarak tasarlanmış ve test edilmiştir. Makale ayrıca bota eklenmesi mümkün olan diğer işlevsellikleri de tartışmaktadır.

Eposta yönetimi için email asistanı neden gerekli?

Ofis iletişimlerinde en yaygın kullanılan araçlardan biri olan e-postalar, iş profesyonellerinin neredeyse %86'sının tercih ettiği bir iletişim şeklidir. Bir ankete göre, tüketicilerin %90'ı iş saatlerinde e-postalarını kontrol ederken, %9'u sürekli olarak kontrol etmektedir. Ayrıca, tüketicilerin %85'i işe gitmeden önce e-postalarını kontrol ederken, %25'ten fazlası yataktan kalkar kalkmaz ilk olarak e-postalarını kontrol etmektedir.

İşletme sahibinin durumu düşünüldüğünde, e-posta iletişimi aracılığıyla gerçekleştirilen iş/staj başvurularının yönetimi oldukça zahmetli bir görevdir. Bu nedenle, bu hizmette otomasyon çok önemlidir, böylece dünya genelinde çalışan nüfus, posta kutularını yönetmekle ilgili gereksiz iş yükünden kurtulabilir. Bu nedenle, burada, kişinin işletmesini yönetirken e-posta ile ilgili birçok görevi ustaca yerine getirebilen bir Email Asistanı oluşturma yaklaşımını öneriyoruz. Bu yaklaşım, gelen kutusunda sıralama, ekleme, silme vb. işlerle zaman kaybetmeyi durdurur.

Önceki dönemde yapay zeka (AI) ortaya çıkışı, işlemlerin bir insan yerine makine kullanımıyla yönetilmesi nedeniyle işletme yönetimi sürecini değiştirdi ve robotik süreç otomasyonu (RPA) kullanıldı. Tüm süreçler, robot sistemi için eğitilip ilgili sistemlerde tekrarlanabilen bir dizi göreve dönüştürülebilir. Bu sayede, tüm süreç hatalardan arındırılmış bir şekilde 24x7 robotlar tarafından yönetilebilir.

Robotik süreç otomasyonu ile eposta asistanı tasarımı

Önerilen bot, UiPath adlı bir robotik süreç otomasyonu (RPA) aracı kullanılarak tasarlanmıştır. E-posta yönetimini stresli bir iş olmaktan çıkarmak için aşağıdaki özelliklerle donatılmıştır. Güvenli kanallar aracılığıyla otomatik olarak posta kutusuna giriş yapar ve belirtilen anahtar kelimelere göre faydalı ve faydasız e-postalar arasında ayrım yapar. E-postaları İş (işle ilgili e-postalar, özgeçmişler) ve Fişler (Faturalar ve Faturalar için) gibi farklı dizinlere sınıflandırır. Sınıflandırılan e-postalardaki ekleri (varsa) indirir, farklı kategoriler için farklı dizinler oluşturur ve indirilen dosyaları ilgili dizinlere kaydeder. Faydasız e-postaları çöpe taşır. Bu bot, iş başvurusu durumunda, dosya adlarını başvuru sahibinin adıyla yeniden adlandırmak için eğitilebilir, bu da kolaylık sağlar. Bot, doğru şekilde işlevini yerine getirmesi için birkaç test e-postasında test edilmiştir.

Email Asistanı İçin Önerilen Tasarım

E-Posta Asistanı aşağıdaki işlevlere ve özelliklere sahip olacaktır.

• İzin verildiğinde sisteme giriş yapabilen güvenli bir robot.
• Cihazları manuel olarak kontrol etmeden gönderenleri tanımlama.
• Reklam ajanslarından/şirketlerinden gelen postaları açmayarak kullanıcıya zaman kazandırma.
• Mailleri çeşitli kategorilere ayırarak kullanıcıya kolaylık sağlama.
• Varsa ekleri insan müdahalesi olmadan otomatik olarak indirme.
• İndirilen ekleri Faydalı ve Faydalı Değil olmak üzere iki klasörde sınıflandıröa.
• Faydalı klasörünün içinde, bunları ayrıca faturalar, özgeçmiş, teklif mektubu, faturalar vb. gibi çeşitli klasörlere sınıflandırma.

UiPath, uçtan uca yüksek ölçekli otomasyon için kullanılan yaygın bir robotik süreç otomasyonu platformudur. Bu araç, işletmelerin hızlı iş teslimi için rutin robotik ofis görevlerini otomatikleştirmeleri için çözümler sunar. Bu yazılımı kullanarak, sıkıcı ve can sıkıcı görevleri birden fazla yardımcı program sayesinde bir otomasyon sürecine dönüştürebilirsiniz. Bu araçların ana bileşenleri (i) yerel bir e-posta uygulama sunucusu, (ii) bir eposta işlemci motoru ve (iii) bir analiz modülüdür. Bağımsız ve entegre bir şekilde çalışır. Burada email asistanı görevi yapan ana kısım, gelen e-postaları ayrıştırma ile birlikte kategorize etmek ve tüm önemli e-postalara otomatik yanıt oluşturmak için kullanılıyor.

Kullanılan UiPath Modülleri

1. Yerel E-posta Uygulama Sunucusu: Ortama dışarıdan gelen e-postaları alan genel bir gelen kutusuna sahiptir. Bu e-postalar bir E-posta Kaydedicisine yönlendirilir.
2. E-posta İşleme Motoru: Bu motor, E-posta Kaydedici, İnceleme Katmanı, Web Kazıma, Veri Zenginleştirme Modülü, RPA Algoritması ve Ayrılmış Posta Yönlendiricisinden oluşur. Tüm bu modüller, öngörülen e-postaları ayrıştırma görevinde entegre bir şekilde çalışır.
3. E-posta Kaydedici: Her bir e-postayı birçok bilgiyle (gönderen, alıcı, zaman damgası) birlikte toplu iş kimliği ile birlikte kaydeder.
4. İnceleme Katmanı: Bu katman, e-posta kaydedicide bulunan ve bir başlık, konu ve içerikten oluşan e-postaları oluşturur. Her e-posta için tanımlama numarası atar.
5. Web Kazıma: Tanımlama numarasına uygun e-posta gövde içeriğinin çıkarılmasıyla ilgilenir. E-posta ile ilgili diğer bilgileri ekler. Bu veri formatında saklanan bilgiler analiz modülünde analiz için hazırlanır.
6. Veri Zenginleştirme Modülü: Bu modül, e-postaların boyutunu optimize eder ve e-postalardaki alakasız ve gereksiz kısımların çıkarılmasıyla ilgilenir.
7. RPA Algoritması: E-posta sınıf etiketlerine uygun tanımlama numaralarını her e-posta için ayrı ayrı ilişkilendirir.
8. Ayrılmış Posta Yönlendiricisi: Bu modül, ilgili e-posta numaralarına otomatik yanıt yönlendirmesi yapar. Bu sistem, gelen e-postayı konusuna göre yerel bir klasöre ayırır. Ayrıca, özellik seçimi yapan bir tahmin modülünden ve ilgili yanıtı kullanarak e-postalara verilecek olası yanıtları tek tek tahmin edebilmek için kullanılan uygun bir e-posta örnekleminden oluşur.

RPA Performans Değerlendirmesi

Email asistanı olarak görev yapan E-posta Otomasyon Robotunun etkinliği için çeşitli QoS (Hizmet Kalitesi) parametreleri aşağıdaki gibi ölçülür.

• Verimlilik: Bot tarafından gerçekleştirilen değerli iş oranı.
• Harcanan Zaman: Botun işlemek için harcadığı zaman ve verim.
• Doğruluk: Botun kesin olma durumu.
• Hassasiyet: Hassasiyet, botun modelinin ne kadar hassas (doğru) olduğunu gösterir.

Harcanan zaman: Elle yapılan işlemler bağlamında, otomasyon olmadığında manuel işlerin arttığı ve bunun da zaman tüketimini artırdığı gözlemlenmiştir. Aynı zamanda, tüm e-postaların okunması, ayrıştırılması ve yanıtlanması gerekmektedir. Otomasyon uygulandığında ise, robotik süreç otomasyonu kullanılmayan manuel sürece kıyasla çok daha az zaman harcanmıştır. Her iki durumda da görevi tamamlamak için ne kadar zaman gerektiğini belirlemede kilit rol oynayan, gelen e-postaların sayısı, konu ve gövdedeki içerik miktarı ve ekli dosyaların boyutu gibi belirli faktörler söz konusudur.

Robotik süreç otomasyonu ile alınan sonuç

Bu makalede e-posta işleme ve yönetiminin otomasyonuyla çalışanları gelen kutusunun içinde kaybolmalarının önüne geçmek amaçlanmıştır. Bu bağlamda, bir RPA aracı olan UiPath kullanarak akıllı bir email asistanı tasarlamak için basit ve yeni bir iş akışı önerilmektedir. Yazılım robotu (dijital çalışan), mevcut  işlevleri sayesinde kullanıcıların yükünü hafifletmek üzere otomatik ve güvenli bir şekilde posta kutusuna giriş yapar, e-postaları temel anahtar kelimelere göre sınıflandırır. Ekleri otomatik olarak indirir ve sınıflandırılan e-postalara göre farklı klasörlerde saklar. Ayrıca ekli dosyaları gerektiği gibi yeniden adlandırabilir. Bot, her türlü güvenlik tehdidine karşı koymak amacıyla insan komutlarını/eylemlerini dikkate almaktadır. İş akışının yürütülmesi ve test edilmesi birkaç test e-postası üzerinde yapılmış ve tanımlanan işlevlere göre çalıştığı görülmüştür. Windows aktivitelerini kullanarak, gerçek dünyada e-postaların ekli dosyalarını istenen adlarla yeniden adlandırması için bot eğitilebilmektedir.

Örneğin, özgeçmişleri <aday_adı>_<en yüksek_nitelik>_<başvuru_tarihi> vb. olarak yeniden adlandırabilir. Ayrıca uygun adaylara mülakat daveti içeren e-postalar gönderebilir.

Dahası, bu bot sınıflandırma için makine öğrenimi yaklaşımları ve görüntü işleme algoritmaları kullanılarak indirilen görüntüler işlenerek ve çok daha fazlası yapılarak daha akıllı ve sağlam hale getirilebilir. Bot, bir optik karakter okuyucu (OCR) kullanarak görüntüyü taramak ve taramaya dayalı sınıflandırma yapmak üzere eğitilebilir, böylece robot gönderici tarafından girilen konuya güvenerek  gönderilen dosyayı değerlendirmenin ötesine geçmiş olur. Ayrıca, robotik süreç otomasyonu gelen e-postalara göre yanıtlar göndermek ve eylemlerde bulunmak üzere eğitilebilir. Örneğin, bir toplantıyla ilgili e-postaya yanıt vermek üzere eğitilen robotun, sahibinin çevrimiçi takvimindeki programı kontrol etmesi ve kullanıcı alınan e-postada belirtilen saatte başka bir toplantıyla meşgulse alternatif bir zaman önermesi kullanıcının konfor düzeyini artıracaktır. Ayrıca, fatura ve makbuz içeren e-postalar için, kullanıcının tercih ettiği güvenlik konuları göz önünde bulundurularak, kullanıcının botun bu görevi de üstlenmesine izin vermesi halinde ilgili ödeme anında yapılabilir.

Öte yandan, temel zorluklardan biri RPA bakımıdır, çünkü kullanıcı arayüzleri  sık sık değişebildiğinden RPA'nın yeniden yapılandırılması zorlu olabilir. Bu nedenle, email asistanı botunun optimizasyonu gelecekteki olası değişiklikler de göz önünde bulundurularak yapılmalıdır. Bunun yanı sıra, UiPath'in kapsamlı yapısı sayesinde bu email asistanı çeşitli optimizasyon ve makine öğrenimi teknikleriyle son derece gelişmiş bir hale getirilebilir.

İlgili makale için tıklayın